Les archives sont une ressource précieuse pour toute entreprise. Elles permettent d’accéder aux informations utiles pour mener à bien différentes opérations et contribuent à l’atteinte des objectifs organisationnels. Pour optimiser ses processus, une entreprise doit donc inclure l’archivage électronique dans sa stratégie de gestion des documents. Quels sont les avantages de ce procédé et comment l’utiliser efficacement ? On vous dit tout dans cet article.
En quoi consiste l’archivage électronique des documents ?
L’archivage électronique des documents consiste à conserver les informations et les documents d’une entreprise sous forme numérique. Deux solutions sont disponibles pour le mettre en œuvre : la Gestion Électronique de Document (GED) et le Système d’Archivage Électronique de Documents (SAE). Notez que l’authenticité et l’intégrité des documents archivés sont garanties par les Signatures électroniques.
Les avantages de l’archivage électronique
L’archivage électronique présente de nombreux avantages pour une entreprise :
- il renforce la sécurité des données : grâce aux signatures électroniques qualifiées, les archives numériques bénéficient d’une protection maximale. De plus, l’accès aux données est contrôlé ;
- il réduit les coûts opérationnels : en utilisant une solution d’archivage numérique, une entreprise peut réduire les coûts opérationnels liés à la reproduction des documents perdus ;
- il contribue à la durabilité environnementale : en conservant ses documents en version électronique, une entreprise limite l’usage du papier. De ce fait, elle réduit son empreinte carbone ;
- il assure la conformité aux réglementations : les documents étant stockés en lieu sûr, l’entreprise peut se conformer aux lois sur la conservation de certaines données. De plus, elle évitera les sanctions liées à la non-conformité ;
- il assure un gain de temps : en facilitant la recherche documentaire, l’archivage électronique favorise la productivité et permet de gagner du temps ;
- il garantit l’adaptabilité aux changements : grâce aux solutions d’archivage numérique, une entreprise peut facilement s’adapter aux changements réglementaires et technologiques.
Comment utiliser l’archivage électronique de façon stratégique en entreprise ?
Pour utiliser l’archivage électronique de manière stratégique, suivez ces conseils pratiques :
Choisissez la bonne solution d’archivage
Optez pour une solution d’archivage numérique adaptée à vos besoins et à vos objectifs. Elle doit offrir toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion de vos documents et être conforme aux normes en vigueur. De même, elle doit assurer la pérennité des informations.
Cartographiez les données
La cartographie des données est essentielle, car elle permet d’identifier les données qui doivent être archivées et d’évaluer l’efficacité du support de stockage existant.
Intégrez des signatures électroniques
Pour améliorer la sécurité des données stockées et réduire les délais de traitement, intégrez les signatures électroniques dans le processus d’archivage numérique. Pour que vos documents électroniques aient une valeur juridique équivalente aux documents papiers, vous pouvez aussi appliquer des signatures électroniques qualifiées.
Assurez la sécurité des données
La sécurité des données doit être une priorité dans une entreprise. Pour garantir cet aspect, il est important de mettre en place des mesures de protection efficace. Au-delà de la conservation d’archives électroniques qualifiées, il est conseillé de gérer les accès et les identités et de surveiller les activités.
Supprimez les documents obsolètes
Une fois le délai de conservation légal d’un document expiré, celui-ci doit être supprimé. De plus, en vertu du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), l’effacement des données relève d’une obligation légale.
Plus qu’un moyen de conservation des données, l’archivage électronique constitue ainsi une véritable stratégie d’entreprise. Il offre des avantages en termes de sécurité des données, d’efficacité opérationnelle et de conformité réglementaire. En l’associant aux signatures électroniques qualifiées, une entreprise peut rester compétitive dans un monde numérique en constante évolution. Cependant, pour assurer une gestion documentaire efficace, elle doit miser sur une solution d’archivage numérique correspondant à ses besoins.
